7 dni. 168 godzin. I będziecie po ślubie.

Przez ostatnie miesiące wybieraliście salę, fotografa, kwiaty, muzykę, menu, obrączki i dziesiątki innych rzeczy. Teoretycznie wszystko jest gotowe.

A jednak właśnie teraz w głowie zaczyna pojawiać się podejrzanie dużo pytań:

Czy na pewno sala ma ostateczną liczbę gości?

Kto odbiera tort?

Gdzie są obrączki?

Czy DJ dostał piosenkę na pierwszy taniec?

Kto zabierze prezenty i koperty?

Czy fotograf wie, gdzie ma przyjechać?

A o 2:13 w nocy:

„WINIETKI! Czy zamówiliśmy winietki dla dzieci?!”

Spokojnie.

Na tydzień przed weselem większość najważniejszych decyzji powinna być już podjęta. To nie jest czas na wymyślanie wesela od nowa. To czas na sprawdzanie, potwierdzanie i delegowanie.

Jako wedding plannerka proponuję prostą zasadę:

7 dni przed ślubem nie pytamy już: „Co jeszcze możemy dodać?”, tylko: „Czy wszystko, co zaplanowaliśmy, jest gotowe?”.

Oto kompletna checklista na ostatni tydzień przed ślubem i weselem.

7 dni przed ślubem – zróbcie wielki przegląd

Najlepiej usiądźcie razem na godzinę.

Nie podczas gotowania.

Nie między jednym telefonem a drugim.

Laptop, notes, umowy i lista zadań.

Podzielcie wszystko na cztery kategorie:

gotowe,
do potwierdzenia,
do zrobienia,
do przekazania komuś innemu.

Ostatnia kategoria jest szczególnie ważna.

Jeżeli tydzień przed weselem macie na liście 47 zadań oznaczonych:

„zrobi panna młoda”

– mamy problem.

1. Potwierdźcie ostateczną liczbę gości

To jedna z pierwszych rzeczy, które trzeba zamknąć.

Sprawdźcie:

liczbę dorosłych,
liczbę dzieci,
osoby towarzyszące,
noclegi,
transport,
specjalne diety,
alergie i nietolerancje pokarmowe.

Jeżeli ktoś nadal odpowiada:

„Jeszcze nie wiem, dam znać…”

to tydzień przed weselem macie pełne prawo powiedzieć:

„Musimy już przekazać ostateczną liczbę sali, dlatego potrzebujemy decyzji dzisiaj”.

Organizacja wesela ma terminy.

Nie musicie trzymać pustego krzesła do soboty dla kuzyna, który „zobaczy, jak będzie”.

2. Zadzwońcie do sali weselnej

Nie zakładajcie, że „przecież wszystko wiedzą”.

Zróbcie ostatnie potwierdzenie.

Omówcie:

Gości

ostateczną liczbę osób,
dzieci,
diety specjalne,
posiłki dla fotografów, DJ-a, zespołu czy kamerzystów.

Stoły

ustawienie,
liczbę miejsc,
stół pary młodej,
krzesełka dla dzieci.

Alkohol

kto go dostarcza,
kiedy można go przywieźć,
kto odpowiada za chłodzenie i podawanie.

Dekoracje

kiedy można wejść na salę,
kiedy przyjeżdża florystka/dekorator,
kto rozstawia winietki i prezenty dla gości.

Zapisujcie ustalenia.

Tydzień przed weselem pamięć nie jest najlepszym systemem zarządzania projektem.

3. Potwierdźcie KAŻDEGO usługodawcę

Zróbcie prostą listę.

[ ] fotograf
[ ] kamerzysta
[ ] DJ/zespół
[ ] florystka
[ ] dekorator
[ ] cukiernia
[ ] makijażystka
[ ] fryzjer
[ ] transport
[ ] animator
[ ] barman
[ ] fotobudka
[ ] pozostali usługodawcy

Każdy powinien znać:

datę + godzinę + adres + zakres usługi + osobę kontaktową.

I właśnie ostatni punkt jest kluczowy.

Osobą kontaktową w dniu ślubu nie powinna być panna młoda.

4. Przygotujcie harmonogram dnia ślubu

Tydzień przed weselem harmonogram powinien być już zamknięty.

Nie musi wyglądać jak plan startu rakiety kosmicznej.

Powinien jednak odpowiedzieć na najważniejsze pytania:

Kto? Gdzie? O której?

Przykładowo:

Godzina	Co się dzieje?
8:00	fryzura panny młodej
10:00	makijaż
12:00	przyjazd fotografa
13:00	ubieranie
14:15	wyjazd
15:00	ceremonia
16:30	przyjazd na salę
17:00	obiad
19:00	pierwszy taniec
21:30	tort
00:00	oczepiny / zaplanowana atrakcja

Dodajcie trochę buforu czasowego.

Jeżeli makijaż ma skończyć się o 13:00, a wyjazd planujecie na 13:05, harmonogram jest zbyt napięty.

5. Wyślijcie harmonogram najważniejszym osobom

Nie wystarczy, że macie go w telefonie.

Powinni otrzymać go również:

świadkowie,
fotograf,
kamerzysta,
DJ lub zespół,
wedding planner/koordynator,
ewentualnie rodzice.

Każdy potrzebuje trochę innej wersji.

Babcia nie musi wiedzieć, że fotograf fotografuje obrączki o 12:20.

Ale świadek powinien wiedzieć, o której ma być gotowy i gdzie ma mieć obrączki.

6. Sprawdźcie plan stołów po raz ostatni

To moment na ostatnią korektę.

Sprawdźcie:

czy każdy gość ma miejsce,
czy nie ma zdublowanych nazwisk,
czy zgadzają się osoby towarzyszące,
czy dzieci mają odpowiednie miejsca,
czy osoby starsze nie siedzą przy głośnikach,
czy osoby z ograniczeniami ruchowymi mają wygodny dostęp do stołu.

A potem…

zamykamy temat.

Naprawdę.

Nie przestawiajcie 80 osób dlatego, że trzy dni przed weselem ciocia stwierdziła:

„A może jednak wolałabym siedzieć z Grażynką?”

7. Sprawdźcie winietki i papeterię

Rozłóżcie wszystko na stole.

Policzcie.

Sprawdźcie nazwiska.

Szczególnie nazwiska trudniejsze i dwuczłonowe.

Przygotujcie:

winietki,
numery stołów,
menu,
plan stołów,
tablicę powitalną,
księgę gości,
instrukcje dotyczące atrakcji.

Wedding planner radzi:

Miejcie kilka pustych winietek.

Gość przychodzi jednak z inną osobą towarzyszącą?

Zmiana w ostatniej chwili?

Pusta winietka + ładny pisak potrafią uratować sytuację.

6 dni przed ślubem – sprawdzamy pieniądze

8. Rozliczcie płatności

Otwórzcie wszystkie umowy.

Sprawdźcie:

Usługodawca	Zapłacono	Pozostało	Kiedy płacimy?
Sala	✓	… zł	po weselu
Fotograf	✓	… zł	dzień ślubu
DJ	✓	… zł	po weselu
Dekoracje	✓	… zł	przelew
Tort	✓	… zł	przy odbiorze

Jeżeli płatność ma być gotówką, przygotujcie osobną podpisaną kopertę dla każdego usługodawcy.

Nie trzymajcie w jednej kopercie kilkunastu tysięcy złotych z karteczką:

„jakoś się podzieli”.

9. Ustalcie, kto zajmuje się kopertami i prezentami

To jeden z tematów, o którym wiele par przypomina sobie dopiero podczas życzeń.

A wtedy jest zdecydowanie za późno.

Ustalcie:

Kto odbiera koperty?

Gdzie będą przechowywane?

Kto pilnuje prezentów?

Kto zabiera wszystko po weselu?

Powinna odpowiadać za to konkretna, zaufana osoba.

Nie pięć osób.

Jedna.

5 dni przed ślubem – czas na stroje

10. Zróbcie próbę generalną

Panna młoda zakłada:

bieliznę,
suknię,
buty,
biżuterię,
welon lub ozdobę,
ewentualne okrycie.

Pan młody:

koszulę,
garnitur,
pasek lub szelki,
buty,
krawat lub muchę,
spinki,
skarpetki.

Teraz:

usiądźcie.

przejdźcie się.

zatańczcie.

Suknia może wyglądać fantastycznie podczas stania przed lustrem, a zachowywać się zupełnie inaczej podczas siadania.

11. Rozchodźcie buty

To naprawdę nie jest żart.

Nowe piękne buty + kilkanaście godzin wesela = potencjalna katastrofa.

Pochodźcie w nich po domu.

Sprawdźcie, czy nie obcierają.

I przygotujcie drugą, wygodniejszą parę na zmianę.

Wasze stopy podziękują wam około godziny 1:30.

12. Sprawdźcie obrączki

Gdzie są?

To nie jest pytanie retoryczne.

Wyjmijcie je.

Sprawdźcie.

Przymierzcie.

Jeżeli były grawerowane, sprawdźcie grawer.

A następnie ustalcie:

kto odpowiada za obrączki w dniu ślubu?

Najczęściej będzie to świadek, ale nie zakładajcie tego automatycznie.

Powiedzcie mu.

4 dni przed weselem – pakujemy logistykę

13. Przygotujcie pudełka na salę

Nie wrzucajcie wszystkiego do jednego kartonu.

Przygotujcie np.:

PUDEŁKO 1 – WEJŚCIE

księga gości,
długopisy,
tablica powitalna,
pudełko na koperty.

PUDEŁKO 2 – STOŁY

winietki,
numery stołów,
menu,
prezenty dla gości.

PUDEŁKO 3 – ATRAKCJE

rekwizyty,
instrukcje,
dodatkowe dekoracje.

PUDEŁKO 4 – PARA MŁODA

podziękowania dla rodziców,
rzeczy potrzebne podczas wesela,
zapasowe elementy stroju.

Na każdym napiszcie:

CO JEST W ŚRODKU + GDZIE MA TRAFIĆ.

14. Przygotujcie zestaw ratunkowy

Na weselu może wydarzyć się wszystko.

Urwany guzik.

Plama.

Otarcie.

Ból głowy.

Rozmazany makijaż.

Dlatego przygotujcie małą kosmetyczkę zawierającą m.in.:

plastry,
chusteczki,
mokre chusteczki,
dezodorant,
miętówki,
puder,
pomadkę,
wsuwki,
gumki do włosów,
igłę i nitkę,
agrafki,
odplamiacz,
taśmę do ubrań,
powerbank.

Kosmetyczkę powierzcie świadkowej lub innej zaufanej osobie.

3 dni przed ślubem – STOP zmianom

Od tego momentu obowiązuje zasada:

Nie ulepszamy wesela.

Nie wchodzimy wieczorem na Pinterest.

Nie oglądamy:

„10 rzeczy, których nie może zabraknąć na weselu”.

Bo dokładnie wtedy pojawi się myśl:

„O nie! Nie mamy neonowego napisu!”

I wiecie co?

Przeżyjecie bez niego.

Nie dokładajcie sobie:

nowych dekoracji DIY,
nowych atrakcji,
zmian menu,
zmian choreografii,
zmian fryzury,
eksperymentalnych zabiegów kosmetycznych.

Projekt WESELE przechodzi z etapu „tworzymy” do etapu:

„realizujemy”.

15. Sprawdźcie pogodę i uruchomcie plan B

Teraz prognoza zaczyna mieć większy sens.

Jeżeli planujecie:

ceremonię plenerową,
zdjęcia na zewnątrz,
ogród,
strefę chillout,
transport pieszy,

sprawdźcie alternatywę.

Jeśli będzie padać:

Kto decyduje o przeniesieniu ceremonii?

Do której godziny można podjąć decyzję?

Gdzie odbędzie się ceremonia?

Jeśli będzie upał:

Czy jest cień?

Woda?

Klimatyzacja?

Jeśli będzie chłodno:

Czy sala ma koce lub ogrzewacze?

Plan B nie jest pesymizmem. Jest organizacją.

2 dni przed weselem – delegujemy wszystko

To jeden z najważniejszych momentów.

Panna młoda nie może być centrum dowodzenia.

Ustalcie:

Świadek

obrączki,
dokumenty, jeśli tak ustalicie,
kontakt z transportem.

Świadkowa

zestaw awaryjny,
pomoc pannie młodej,
drobne problemy organizacyjne.

Rodzice/bliska osoba

pomoc gościom,
kwestie noclegów,
ewentualne pytania rodziny.

Koordynator/wedding planner

usługodawcy,
harmonogram,
sala,
nieprzewidziane sytuacje.

Jeżeli nie macie wedding plannera, wybierzcie jedną osobę koordynującą.

16. Przygotujcie listę telefonów awaryjnych

Jedna kartka lub dokument w telefonie:

Sala: numer
DJ: numer
Fotograf: numer
Kamerzysta: numer
Florystka: numer
Transport: numer
Cukiernia: numer
Świadek: numer
Świadkowa: numer

Wyślijcie ją osobie koordynującej.

Dzięki temu w dniu ślubu telefon panny młodej może wreszcie… przestać być infolinią weselną.

Dzień przed ślubem – tylko najważniejsze rzeczy

17. Przygotujcie dokumenty

Sprawdźcie dokumenty wymagane przy wybranym rodzaju ceremonii.

Włóżcie je do jednej teczki.

Nie:

„chyba są gdzieś w szufladzie”.

Teczka.

Jedno miejsce.

Gotowe.

18. Spakujcie torbę

Jeżeli śpicie w hotelu lub wyjeżdżacie następnego dnia, przygotujcie wszystko wcześniej.

Nie zapomnijcie o:

ubraniu na następny dzień,
bieliźnie,
kosmetykach,
ładowarce,
lekach, które przyjmujecie,
dokumentach,
rzeczach na poprawiny,
ubraniu na podróż.

19. Zjedzcie normalnie

To nie jest dzień na:

„Nie będę jeść, żeby brzuch był bardziej płaski”.

W dniu ślubu czeka was wiele godzin emocji, chodzenia, zdjęć, rozmów i tańca.

Organizm potrzebuje energii.

Zjedzcie kolację.

Pijcie wodę.

20. Idźcie spać

Brzmi banalnie.

Ale kolejna dekoracja wykonana własnoręcznie między 1:00 a 3:30 raczej nie sprawi, że wesele będzie lepsze.

Za to niewyspana panna młoda może odczuć różnicę bardzo wyraźnie.

Ostatniego wieczoru wybierzcie sen zamiast perfekcji.

Checklista – tydzień przed weselem

7–5 dni przed

[ ] potwierdzić liczbę gości
[ ] przekazać sali ostateczne informacje
[ ] potwierdzić diety i alergie
[ ] sprawdzić noclegi
[ ] potwierdzić transport
[ ] skontaktować się ze wszystkimi usługodawcami
[ ] zamknąć harmonogram
[ ] przesłać harmonogram zainteresowanym
[ ] sprawdzić plan stołów
[ ] sprawdzić winietki
[ ] przygotować papeterię
[ ] sprawdzić płatności
[ ] przygotować koperty dla usługodawców
[ ] przymierzyć całe stroje
[ ] rozchodzić buty
[ ] sprawdzić obrączki

4–3 dni przed

[ ] przygotować rzeczy na salę
[ ] podpisać pudełka
[ ] przygotować zestaw awaryjny
[ ] sprawdzić pogodę
[ ] potwierdzić plan B
[ ] przećwiczyć pierwszy taniec
[ ] przygotować podziękowania dla rodziców
[ ] ustalić osobę odpowiedzialną za prezenty i koperty
[ ] przestać wprowadzać nowe pomysły

2–1 dni przed

[ ] przekazać obowiązki świadkom
[ ] przekazać kontakty osobie koordynującej
[ ] przygotować dokumenty
[ ] przygotować obrączki
[ ] spakować torbę
[ ] naładować telefony i powerbank
[ ] przygotować ubranie na kolejny dzień
[ ] zjeść normalny posiłek
[ ] pić wodę
[ ] pójść spać

A czego tydzień przed weselem można już nie robić?

To być może najważniejsza lista w tym artykule.

Nie musicie:

zadowolić wszystkich gości,

realizować wszystkich pomysłów z Instagrama,

odpowiadać osobiście na każde pytanie,

kontrolować każdego usługodawcy co trzy godziny,

mieć perfekcyjnego wesela.

Jeżeli tydzień przed ślubem coś nie ma większego wpływu na komfort wasz i gości, zadajcie sobie pytanie:

„Czy naprawdę musimy to zrobić?”

Jeżeli odpowiedź brzmi „nie” – wykreślcie.

To jedno z najprzyjemniejszych zastosowań weselnej checklisty.

Ostatnie 24 godziny: przestańcie organizować

Przez wiele miesięcy byliście kierownikami ogromnego projektu pod nazwą:

ŚLUB I WESELE.

Ale ten projekt ma bardzo szczególny finał.

Bo w pewnym momencie musicie przestać być organizatorami i stać się jego uczestnikami.

Kwiaty mogą być odrobinę inne niż na inspiracji.

Ktoś może się spóźnić.

Jedna winietka może stać nie tam, gdzie powinna.

DJ może przesunąć tort o 15 minut.

I prawdopodobnie nic złego się nie stanie.

Za kilka lat nie będziecie wspominać:

„Pamiętasz, że o 21:17 zabrakło lodu przy barze?”

Będziecie pamiętać emocje przed ceremonią.

Pierwsze spojrzenie.

Przysięgę.

Rodziców.

Przyjaciół.

Pierwszy taniec.

I tę dziwną chwilę pod koniec nocy, kiedy nagle dociera:

„To naprawdę było nasze wesele”.

Dlatego na samym dole checklisty dopiszcie jeszcze jeden punkt:

[ ] Odpuścić kontrolę i cieszyć się tym, na co tak długo czekaliśmy.

Bo tydzień przed weselem trzeba dopiąć szczegóły.

Ale w dniu wesela nie trzeba już niczego dopinać. Trzeba w nim być.

7 dni przed ślubem – zróbcie wielki przegląd

1. Potwierdźcie ostateczną liczbę gości

2. Zadzwońcie do sali weselnej

Gości

Stoły

Menu

Alkohol

Dekoracje

3. Potwierdźcie KAŻDEGO usługodawcę

4. Przygotujcie harmonogram dnia ślubu

5. Wyślijcie harmonogram najważniejszym osobom

6. Sprawdźcie plan stołów po raz ostatni

7. Sprawdźcie winietki i papeterię

Wedding planner radzi:

6 dni przed ślubem – sprawdzamy pieniądze

8. Rozliczcie płatności

9. Ustalcie, kto zajmuje się kopertami i prezentami

5 dni przed ślubem – czas na stroje

10. Zróbcie próbę generalną

11. Rozchodźcie buty

12. Sprawdźcie obrączki

4 dni przed weselem – pakujemy logistykę

13. Przygotujcie pudełka na salę

PUDEŁKO 1 – WEJŚCIE

PUDEŁKO 2 – STOŁY

PUDEŁKO 3 – ATRAKCJE

PUDEŁKO 4 – PARA MŁODA

14. Przygotujcie zestaw ratunkowy

3 dni przed ślubem – STOP zmianom

Nie ulepszamy wesela.

15. Sprawdźcie pogodę i uruchomcie plan B

Jeśli będzie padać:

Jeśli będzie upał:

Jeśli będzie chłodno:

2 dni przed weselem – delegujemy wszystko

Świadek

Świadkowa

Rodzice/bliska osoba

Koordynator/wedding planner

16. Przygotujcie listę telefonów awaryjnych

Dzień przed ślubem – tylko najważniejsze rzeczy

17. Przygotujcie dokumenty

18. Spakujcie torbę

19. Zjedzcie normalnie

20. Idźcie spać

Checklista – tydzień przed weselem

7–5 dni przed

4–3 dni przed

2–1 dni przed

A czego tydzień przed weselem można już nie robić?

Ostatnie 24 godziny: przestańcie organizować

Powiązane wpisy

Zostaw komentarz Anuluj odpowiedź