Telefon trzy dni przed weselem.
„Słuchajcie, bardzo nam przykro, ale jednak nie damy rady przyjechać…”
Pierwsza myśl?
„Szkoda, że ich nie będzie”.
Druga?
„Przecież już za nich zapłaciliśmy!”
A trzecia pojawia się chwilę później:
„Co teraz z planem stołów, winietkami, noclegiem i transportem?”
Odwołanie obecności na kilka dni przed ślubem jest jedną z tych sytuacji, których pary młode bardzo nie lubią, a wedding plannerzy znają aż za dobrze. Choroba, problemy rodzinne, nagły wyjazd służbowy, chore dziecko, awaria samochodu – powodów może być wiele.
Czasami jednak zdarza się również krótkie:
„Jednak nie przyjedziemy”.
Bez wyjaśnienia.
I choć może być wam przykro albo możecie poczuć złość, najważniejsze jest oddzielenie emocji od organizacji.
Najpierw zajmijmy się tym, co trzeba zrobić.
Gość odwołał przyjazd – przede wszystkim nie panikujcie
Jeżeli na wesele zaprosiliście 100 osób, a trzy dni wcześniej dwie osoby poinformują, że nie przyjadą, wesele nadal się odbędzie.
Nie trzeba natychmiast:
- zmieniać całego planu stołów,
- drukować od nowa wszystkich materiałów,
- szukać dwóch „gości zastępczych”,
- przesuwać kilkudziesięciu osób,
- dzwonić do pięciu usługodawców.
Najpierw sprawdźcie, jakie konsekwencje rzeczywiście powoduje nieobecność konkretnej osoby.
To może być znacznie mniej skomplikowane, niż początkowo się wydaje.
1. Dowiedzcie się, kto dokładnie nie przyjedzie
Brzmi banalnie, ale to ważne.
Jeżeli zaprosiliście parę, upewnijcie się, czy rezygnują oboje.
Czasami usłyszycie:
„Niestety Michał zachorował”.
Nie oznacza to automatycznie, że jego partnerka również nie przyjdzie.
Podobnie w przypadku rodziny z dziećmi.
Może okazać się, że dziecko zostaje z babcią, ale rodzice pojawią się na weselu.
Dlatego zamiast zgadywać, zapytajcie spokojnie:
„Rozumiemy. Dajcie nam tylko znać, czy mamy wykreślić z listy was oboje, czy ktoś z was jednak będzie”.
Jedno pytanie może oszczędzić kilku kolejnych telefonów.
2. Zapytajcie salę, czy można jeszcze zmienić liczbę gości
To powinien być pierwszy telefon organizacyjny.
Każda sala ma własne zasady dotyczące podawania ostatecznej liczby uczestników wesela.
W jednym obiekcie korekta będzie możliwa kilka dni przed uroczystością.
W innym ostateczna liczba została już zamknięta i właśnie za tyle osób trzeba będzie zapłacić.
Dlatego nie zakładajcie ani:
„Na pewno nam odejmą te osoby”
ani:
„Na pewno pieniądze przepadły”.
Zapytajcie.
Możecie powiedzieć:
„Dwie osoby z powodów losowych odwołały dziś obecność. Czy możemy jeszcze skorygować ostateczną liczbę gości?”
Jeżeli tak – świetnie.
Problem może zakończyć się właśnie tutaj.
3. Co jeśli sala nie chce zmniejszyć liczby osób?
To sytuacja, która boli najbardziej.
Zwłaszcza gdy „talerzyk” kosztuje kilkaset złotych.
Jeżeli termin na podanie ostatecznej liczby gości minął, sala mogła już zamówić produkty, zaplanować obsługę i przygotować odpowiednią liczbę porcji.
Dlatego najpierw sprawdźcie umowę.
Zobaczcie:
- kiedy należało podać ostateczną liczbę gości,
- czy możliwa jest późniejsza korekta,
- za jaką minimalną liczbę osób płacicie,
- jakie zasady obowiązują w przypadku rezygnacji gości.
Jeżeli liczby nie można już zmienić, warto zapytać salę:
„Czy możemy wykorzystać opłacone miejsca w inny sposób?”
4. Zapytajcie, czy niewykorzystane porcje można zapakować
Nie każda sala się na to zgodzi i nie każde danie będzie można w ten sposób wykorzystać.
Ale warto zapytać.
Jeżeli za cztery nieobecne osoby i tak musicie zapłacić, część jedzenia być może będzie można przekazać parze młodej lub rodzinie po zakończeniu wesela.
Ustalcie to przed uroczystością, a nie o czwartej rano przy kuchni.
5. Czy można wykorzystać opłacone miejsca dla usługodawców?
Fotograf. Kamerzysta. DJ. Zespół. Wedding planner. Animator. Barman.
W zależności od ustaleń z salą posiłki dla usługodawców mogą być rozliczane inaczej niż miejsca dla gości.
Jeżeli kilku gości zrezygnowało, zapytajcie, czy można w jakiś sposób uwzględnić te miejsca w rozliczeniu posiłków dla obsługi.
Nie zakładajcie, że będzie to możliwe – ale warto sprawdzić.
6. Czy zapraszać kogoś „na zastępstwo”?
To jedno z najtrudniejszych pytań.
Macie opłacone dwa miejsca.
Znajomi odwołali przyjazd.
Pojawia się pokusa:
„To może zaprosimy kogoś innego?”
Technicznie czasem jest to możliwe.
Towarzysko – bywa ryzykowne.
Wyobraźcie sobie telefon:
„Cześć! W sobotę mamy wesele. Dwie osoby właśnie zrezygnowały, więc pomyśleliśmy o was…”
Nie brzmi szczególnie dobrze.
Ukryty komunikat jest dość oczywisty:
„Nie znaleźliście się na pierwotnej liście, ale właśnie zwolniły się dwa talerzyki”.
Dlatego z zapraszaniem gości w ostatniej chwili trzeba postępować bardzo ostrożnie.
Kiedy zaproszenie last minute może być w porządku?
Są sytuacje, w których brzmi ono zupełnie naturalnie.
Na przykład wcześniej z powodów budżetowych zdecydowaliście się na małe wesele i nie mogliście zaprosić kilku bliskich znajomych.
Jeżeli dobrze znacie te osoby, możecie powiedzieć otwarcie:
„Wiemy, że to bardzo spontaniczne. Zwolniły nam się miejsca i pomyśleliśmy o was. Absolutnie nie czujcie się zobowiązani, ale jeśli macie ochotę świętować z nami, będzie nam bardzo miło”.
Kluczowe są tutaj trzy rzeczy:
szczerość, bliska relacja i brak presji.
Nie próbujcie natomiast „zapełniać miejsc” przypadkowymi osobami tylko dlatego, że zostały opłacone.
Gość weselny to nie pasażer samolotu, którego trzeba zastąpić, żeby fotel się nie zmarnował.
7. Nie przebudowujcie od razu całego planu stołów
Dwie osoby odwołują obecność.
Para młoda otwiera plan stołów.
I zaczyna się:
„To może przesuniemy Anię tutaj, Tomka tam, a wtedy ciocię damy do stolika czwartego…”
Po godzinie przesuniętych jest 28 osób.
Niepotrzebnie.
Jeżeli przy stole miało siedzieć 10 osób, a będzie 8, świat się nie zawali.
Czasami wystarczy usunąć dwa nakrycia.
Jeżeli natomiast rezygnuje większa grupa – np. 6–8 osób z jednego stołu – wtedy rzeczywiście warto wspólnie z salą zastanowić się nad zmianą ustawienia.
8. Co zrobić z winietkami?
Jeżeli winietki zostały już wydrukowane, po prostu usuńcie te należące do nieobecnych osób.
Nie trzeba zamawiać całego kompletu od nowa.
Jeżeli zmieniacie układ kilku miejsc, przydadzą się:
- puste winietki,
- elegancki pisak,
- możliwość szybkiego dodruku.
To właśnie dlatego warto wcześniej zamówić kilka pustych winietek na sytuacje awaryjne.
9. Pamiętajcie o planie stołów przy wejściu
Winietkę usunęliście.
Nakrycie usunięte.
Sala wie.
Ale na dużej tablicy przy wejściu nadal widnieje:
Stół 5 – Anna i Michał Kowalscy.
Jeżeli tablica jest już wydrukowana i nie da się jej estetycznie poprawić, często lepiej zostawić ją w spokoju niż próbować ratować sytuację markerem pięć minut przed przyjazdem gości.
10. Odwołanie gościa może oznaczać również pusty nocleg
Pamiętajcie, że koszt „nieobecnego gościa” nie zawsze kończy się na talerzyku.
Sprawdźcie również:
- hotel,
- transport,
- śniadanie,
- poprawiny.
Jeżeli rezerwowaliście noclegi dla gości, jak najszybciej skontaktujcie się z obiektem.
Być może pokój można anulować bez kosztów.
Być może można zmienić jego obsadę.
Albo przekazać go komuś innemu.
Im szybciej zareagujecie, tym większe możliwości.
11. Poinformujcie transport
Jeżeli organizujecie autobus lub busy, kilka nieobecnych osób zwykle niczego nie zmieni.
Ale jeśli zrezygnowała większa grupa, warto sprawdzić, czy nadal potrzebujecie:
- wszystkich kursów,
- tak dużego pojazdu,
- dodatkowego busa.
12. Co jeśli odwołuje cała rodzina?
Dwie osoby to drobna korekta.
Ale wyobraźmy sobie, że trzy dni przed weselem z powodu choroby rezygnuje rodzina:
dwoje dorosłych + troje dzieci.
Nagle znika pięć miejsc.
W takiej sytuacji warto przejść całą krótką checklistę:
- sala,
- plan stołów,
- menu dziecięce,
- noclegi,
- transport,
- poprawiny,
- upominki dla gości.
Jedna rezygnacja może bowiem dotyczyć kilku różnych usług.
13. A jeśli rezygnuje 10 lub 15 osób?
To już inna sytuacja.
Jeżeli na kilka dni przed weselem nagle odpada większa grupa gości, skontaktujcie się bezpośrednio z managerem sali.
Zapytajcie o możliwość:
- zmniejszenia liczby nakryć,
- zmiany ustawienia stołów,
- ograniczenia liczby stolików,
- korekty liczby porcji,
- zmiany rozliczenia,
- wykorzystania części opłaconych świadczeń w inny sposób.
Nie bójcie się negocjować.
Nie oznacza to, że sala musi zgodzić się na każdą zmianę, zwłaszcza jeśli umowa mówi inaczej.
Ale warto rozmawiać.
14. Nie dzwońcie do gościa z pretensjami
Nawet jeśli jesteście wściekli.
Szczególnie jeśli powodem jest choroba, wypadek czy trudna sytuacja rodzinna.
Odpowiedź:
„Rozumiemy. Szkoda, że was nie będzie. Trzymajcie się”.
w zupełności wystarczy.
Rozliczaniem kosztów zajmiecie się później.
Emocjonalna rozmowa dwa dni przed ślubem prawdopodobnie nie poprawi sytuacji.
A co jeśli powód wydaje się błahy?
Gość potwierdził obecność kilka miesięcy wcześniej.
A dwa dni przed weselem pisze:
„Jednak jedziemy na weekend nad morze, więc nas nie będzie”.
Macie prawo poczuć złość.
Organizacja wesela kosztuje, a potwierdzenie obecności oznacza dla pary młodej realne zobowiązanie finansowe.
Nie musicie jednak prowadzić tej rozmowy w tygodniu ślubnym.
Możecie odpowiedzieć krótko:
„Dziękujemy za informację. Szkoda, że dowiadujemy się o tym dopiero teraz, ponieważ ostateczna liczba gości została już przekazana sali”.
Do tematu – jeśli nadal będziecie chcieli – można wrócić po weselu.
Czy wypada powiedzieć gościowi, że zapłaciliście za jego miejsce?
Tak, ale sposób ma znaczenie.
Nie:
„Super, właśnie wyrzuciliśmy przez was 1000 zł!”
Lepiej:
„Szkoda, że informacja pojawiła się tak późno, ponieważ po potwierdzeniu obecności musieliśmy już opłacić wasze miejsca”.
To jest informacja, nie atak.
Czasami goście po prostu nie zdają sobie sprawy z tego, jak działa rozliczenie wesela.
Czy gość, który nie przyjdzie, powinien dać prezent?
Nie ma obowiązku „zapłacenia za talerzyk”.
Prezent ślubny nie jest biletem wstępu na wesele.
Jeżeli ktoś nie może uczestniczyć w uroczystości, kwestia prezentu zależy od relacji, zwyczajów i decyzji samego gościa.
Nie warto więc myśleć:
„Nie przyjechali, więc powinni przynajmniej oddać nam koszt miejsca”.
To tylko zwiększa frustrację.
Jak ograniczyć problem rezygnacji jeszcze przed weselem?
Nie da się całkowicie wyeliminować nieobecności last minute.
Można jednak ograniczyć chaos.
Ustalcie RSVP odpowiednio wcześnie
Termin potwierdzenia powinien zostawiać wam czas na:
- kontakt z osobami, które nie odpowiedziały,
- przygotowanie planu stołów,
- przekazanie liczby sali,
- zamówienie papeterii.
Przypomnijcie niezdecydowanym
Jeżeli termin RSVP minął, nie czekajcie.
Napiszcie lub zadzwońcie.
Powiedzcie, dlaczego potrzebujecie odpowiedzi
Zamiast:
„Dajcie znać, czy będziecie”.
można powiedzieć:
„Do 10 maja musimy przekazać sali ostateczną liczbę osób, dlatego prosimy o potwierdzenie do 5 maja”.
Od razu wiadomo, że termin nie jest przypadkowy.
Checklista – gość odwołał przyjazd. Co robimy?
- [ ] ustalamy, ile osób dokładnie nie przyjedzie,
- [ ] informujemy salę,
- [ ] pytamy o możliwość zmniejszenia liczby gości,
- [ ] sprawdzamy zapisy umowy,
- [ ] aktualizujemy plan stołów tylko wtedy, gdy jest to potrzebne,
- [ ] usuwamy odpowiednie winietki,
- [ ] sprawdzamy noclegi,
- [ ] sprawdzamy transport,
- [ ] aktualizujemy liczbę osób na poprawinach,
- [ ] informujemy wedding plannera/koordynatora,
- [ ] sprawdzamy możliwość wykorzystania opłaconych świadczeń,
- [ ] nie przebudowujemy całego wesela z powodu dwóch pustych krzeseł.
Wedding planner radzi: ustalcie „granicę reakcji”
Jeszcze przed weselem ustalcie:
Rezygnuje 1–2 osoby
Usuwamy nakrycia.
Nic więcej nie zmieniamy.
Rezygnuje 3–5 osób
Kontaktujemy się z salą i sprawdzamy stół, noclegi oraz transport.
Rezygnuje większa grupa
Robimy korektę logistyczną wspólnie z salą lub wedding plannerem.
Dzięki temu przy każdym telefonie nie musicie zastanawiać się od początku:
„Co teraz?!”
Macie procedurę.
A jeśli ktoś po prostu nie przyjdzie i nic nie powie?
To tzw. no-show.
Winietka stoi.
Miejsce przygotowane.
Jedzenie zamówione.
A gościa nie ma.
W dniu wesela?
Nie dzwońcie do niego z parkietu.
Jeżeli istnieje powód, żeby martwić się o jego bezpieczeństwo, sytuacja jest oczywiście inna.
Ale jeżeli po prostu podejrzewacie, że ktoś nie przyszedł bez uprzedzenia, zostawcie ten temat na później.
To jest wasze wesele.
Nie pozwólcie, żeby jedno puste krzesło zajęło wam pół wieczoru.
Puste krzesło nie oznacza pustego wesela
Przygotowując wesele przez wiele miesięcy, łatwo zacząć patrzeć na listę gości jak na perfekcyjny układ:
112 osób.
12 stołów.
112 winietek.
112 nakryć.
A potem rzeczywistość przypomina, że za tymi liczbami są ludzie.
Ludzie chorują.
Zmieniają plany.
Mają dzieci.
Zdarzają im się sytuacje rodzinne.
Czasami zachowują się też po prostu nieodpowiedzialnie.
Nie nad wszystkim macie kontrolę.
Macie natomiast kontrolę nad tym, ile uwagi poświęcicie temu w dniu swojego ślubu.
Najważniejsza zasada: patrzcie na tych, którzy przyszli
Wyobraźcie sobie wesele na 100 osób.
Cztery osoby nie przyjechały.
Możecie przez pół wieczoru myśleć:
„Dlaczego ich nie ma?”
Albo spojrzeć na parkiet.
Na którym jest 96 osób, które przyszły właśnie dla was.
Niektórzy przejechali kilkaset kilometrów.
Ktoś zorganizował opiekę nad dziećmi.
Ktoś wziął wolne.
Babcia kupiła sukienkę pół roku wcześniej.
Przyjaciele od tygodni planowali wyjazd.
Rodzina czekała na ten dzień razem z wami.
I to właśnie oni powinni dostać waszą uwagę.
Dlatego jeśli kilka dni przed weselem zadzwoni telefon:
„Przepraszamy, jednak nas nie będzie…”
zróbcie trzy rzeczy.
Przyjmijcie informację.
Załatwcie logistykę.
I wróćcie do przygotowań.
Bo o jakości wesela nie decyduje liczba pustych krzeseł.
Decydują ludzie, którzy na nich naprawdę usiedli.
