Lampki rozwieszone między drzewami. Długie stoły ustawione w ogrodzie. Świece, kwiaty i girlandy. Zachodzące słońce, pierwszy taniec pod gołym niebem, a zamiast hotelowej sali – ogród, sad, polana albo przestrzeń nad jeziorem.

Wesele w plenerze potrafi być absolutnie magiczne.

Ale jest coś, czego nie widać na zdjęciach z Pinteresta.

Prąd.

Toalety.

Chłodzenie jedzenia.

Podłoże pod parkiet.

Oświetlenie.

Transport.

Komary.

I oczywiście najważniejsze pytanie:

„A co zrobimy, jeśli będzie padać?”

Jako wedding plannerka powiedziałabym, że wesele plenerowe może być jednym z najpiękniejszych sposobów świętowania ślubu, ale wymaga zwykle więcej organizacji niż przyjęcie w tradycyjnej sali weselnej.

Jeżeli właśnie marzycie o weselu pod gołym niebem, przejdźmy przez organizację krok po kroku – od wyboru miejsca, przez koszty, aż po plan B.

Wesele w plenerze – co właściwie mamy na myśli?

„Wesele w plenerze” może oznaczać kilka zupełnie różnych rzeczy.

Wariant 1: ceremonia w plenerze + wesele w sali

Ślub odbywa się w ogrodzie, a po ceremonii goście przechodzą do restauracji lub sali.

To najłatwiejsza organizacyjnie opcja.

Wariant 2: wesele w ogrodzie przy restauracji lub hotelu

Część przyjęcia odbywa się na zewnątrz, ale zaplecze kuchenne, toalety i infrastruktura znajdują się w budynku.

To bardzo wygodne rozwiązanie.

Wariant 3: wesele pod namiotem

Namiot staje się właściwie mobilną salą weselną.

Może mieć:

podłogę,
parkiet,
oświetlenie,
dekoracje,
ogrzewanie,
klimatyzację,
pełne wyposażenie.

Wariant 4: wesele całkowicie pod gołym niebem

Stoły, parkiet i strefy wypoczynkowe znajdują się bezpośrednio w ogrodzie.

To rozwiązanie wygląda spektakularnie, ale jest najbardziej zależne od pogody.

Wariant 5: wesele w prywatnym ogrodzie

„Zróbmy wesele u rodziców w ogrodzie – będzie taniej”.

To zdanie potrafi rozpocząć jeden z największych organizacyjnych projektów w życiu pary młodej.

Bo ogród może być bezpłatny.

Ale stworzenie w nim sali weselnej już niekoniecznie.

Od czego zacząć organizację wesela plenerowego?

Nie od dekoracji.

Nie od wyboru girland świetlnych.

I zdecydowanie nie od koloru serwetek.

Najpierw trzeba sprawdzić, czy wybrane miejsce jest w stanie obsłużyć kilkadziesiąt lub ponad sto osób przez wiele godzin.

Zacznijcie od infrastruktury.

1. Wybierzcie odpowiednie miejsce

Piękny widok to za mało.

Przed podjęciem decyzji sprawdźcie:

dojazd,
możliwość zaparkowania samochodów,
dostęp do prądu,
dostęp do wody,
zaplecze gastronomiczne,
toalety,
możliwość ustawienia namiotu,
ograniczenia dotyczące hałasu,
godziny, w których może odbywać się impreza,
możliwość montażu dekoracji,
dostęp dla osób starszych i z ograniczeniami ruchowymi.

Zwróćcie też uwagę na teren po deszczu.

Piękna zielona polana w słoneczny dzień może po kilku godzinach opadów zamienić się w błoto.

2. Sprawdźcie, czy można tam legalnie zorganizować wesele

Jeżeli wybieracie restaurację, hotel czy obiekt weselny, większością formalności zajmuje się właściciel.

Inaczej może wyglądać sytuacja w przypadku:

prywatnej działki,
pola,
plaży,
parku,
terenu należącego do gminy,
miejsca objętego szczególnymi regulacjami.

Przed podpisaniem umów sprawdźcie, czy organizacja przyjęcia w danym miejscu jest dozwolona i jakie zgody mogą być potrzebne.

Szczególnie ważne mogą być kwestie:

hałasu,
sprzedaży lub podawania alkoholu,
korzystania z przestrzeni publicznej,
zabezpieczenia przeciwpożarowego,
ustawienia dużych konstrukcji,
gospodarki odpadami.

Nie zakładajcie, że skoro teren jest prywatny, można na nim zrobić absolutnie wszystko.

3. Namiot weselny – luksus czy konieczność?

Jeżeli całe wesele odbywa się w plenerze, namiot jest jedną z najważniejszych rzeczy, jakie warto rozważyć.

I nie chodzi wyłącznie o deszcz.

Namiot chroni również przed:

intensywnym słońcem,
wieczornym chłodem,
wiatrem,
rosą,
spadającymi liśćmi.

W przypadku polskiej pogody traktowałabym go bardziej jako ubezpieczenie wesela niż dekoracyjny dodatek.

Jaki namiot wybrać na wesele?

Do wyboru są m.in.:

klasyczne namioty bankietowe,
namioty transparentne,
hale namiotowe,
namioty typu stretch,
konstrukcje z przezroczystym dachem lub ścianami.

Transparentny namiot otoczony zielenią i oświetlony wieczorem girlandami może wyglądać spektakularnie.

Pamiętajcie jednak, że sam namiot to dopiero początek.

Potrzebne mogą być również:

podłoga,
parkiet,
stoły,
krzesła,
tekstylia,
oświetlenie,
ogrzewanie,
wentylacja lub chłodzenie,
dekoracje,
zaplecze techniczne.

4. Podłoga – rzecz, o której łatwo zapomnieć

Czy można postawić stoły bezpośrednio na trawie?

Można.

Ale zastanówcie się, co stanie się po deszczu.

Albo jak po kilku godzinach będą wyglądały obcasy gości.

Stabilna podłoga pod namiotem zdecydowanie zwiększa komfort.

Szczególnie ważny jest parkiet taneczny.

Taniec na nierównej trawie po zmroku nie jest ani wygodny, ani szczególnie bezpieczny.

5. Prąd – bez niego romantyczne wesele szybko przestaje być romantyczne

DJ.

Zespół.

Oświetlenie.

Catering.

Ekspres do kawy.

Lodówki.

Fotobudka.

Dekoracyjne lampki.

Każdy z tych elementów potrzebuje energii.

Dlatego przed weselem należy przygotować bilans zapotrzebowania na prąd.

Nie wystarczy powiedzieć:

„W garażu jest gniazdko”.

Zapytajcie techników, catering oraz DJ-a lub zespół, jakiego zasilania potrzebują.

Agregat prądotwórczy jako plan B

Przy weselu organizowanym poza profesjonalnym obiektem warto rozważyć awaryjne źródło energii.

Wyobraźcie sobie:

godzina 22:30,

parkiet pełny,

i nagle…

ciemność.

Dlatego przy dużym weselu plenerowym zabezpieczenie zasilania nie jest przesadą.

Jest rozsądkiem.

6. Toalety – mało romantyczny, ale bardzo ważny temat

Jeżeli organizujecie wesele w ogrodzie przy hotelu, problem właściwie znika.

Jeżeli jednak wybraliście polanę, działkę lub teren bez infrastruktury, musicie zapewnić toalety.

I nie – klasyczna plastikowa toaleta kojarzona z festynem nie jest jedyną możliwością.

Na rynku dostępne są eleganckie kontenery sanitarne, które mogą mieć:

normalne umywalki,
lustra,
oświetlenie,
klimatyzację,
estetyczne wnętrze.

Liczbę toalet należy dopasować do liczby gości i długości imprezy.

7. Catering na wesele plenerowe

To jeden z kluczowych punktów.

Jeżeli catering pracuje poza własnym zapleczem, trzeba ustalić:

gdzie przygotowuje potrawy,
gdzie je przechowuje,
jak utrzymuje odpowiednią temperaturę,
skąd ma wodę,
gdzie zmywane są naczynia,
gdzie trafiają odpady,
jak wygląda serwis kelnerski.

Nie każdy catering, który świetnie obsługuje przyjęcia w restauracji, ma doświadczenie w organizacji pełnego wesela w terenie.

Pytajcie o wcześniejsze realizacje plenerowe.

8. Co z tortem podczas upału?

Piękny tort stojący przez dwie godziny w temperaturze 30°C może przestać być piękny.

Dlatego ustalcie:

gdzie tort będzie przechowywany,
czy dostępna jest odpowiednia chłodnia,
kiedy zostanie dostarczony,
kto odpowiada za jego przechowywanie,
kiedy trafi na stół.

Podobnie traktujcie inne desery wymagające chłodzenia.

9. Oświetlenie wesela plenerowego

To element, który jednocześnie pełni funkcję praktyczną i dekoracyjną.

W ciągu dnia ogród wygląda fantastycznie.

Ale około 22:00 sytuacja może wyglądać zupełnie inaczej.

Potrzebujecie światła nie tylko nad stołami.

Oświetlcie również:

drogę do toalety,
parking,
dojście do namiotu,
schody,
nierówności terenu,
strefę gastronomiczną,
bar.

Dopiero później myślcie o:

girlandach,
lampionach,
świecach,
dekoracyjnym podświetleniu drzew.

Najpierw bezpieczeństwo, potem Instagram.

10. Owady – nieproszeni goście wesela

Komary nie potwierdzają RSVP.

Po prostu przychodzą.

Jeżeli wesele odbywa się:

nad wodą,
w lesie,
przy łące,
w wilgotnym ogrodzie,

problem może być szczególnie odczuwalny.

Warto wcześniej porozmawiać z właścicielem terenu o możliwych rozwiązaniach oraz przygotować dla gości środki odstraszające owady.

Można umieścić je np. w estetycznym koszyku w łazience lub strefie chillout.

11. Pomyślcie o komforcie starszych gości

Zdjęcia wesel plenerowych często pokazują młodych ludzi siedzących na drewnianych ławkach, pufach i kocach.

Wygląda pięknie.

Ale 80-letnia babcia może mieć nieco inne zdanie.

Zapewnijcie:

stabilne krzesła,
łatwy dostęp do toalety,
równą drogę,
możliwość odpoczynku wewnątrz,
ochronę przed słońcem i chłodem.

Dobre wesele plenerowe powinno być nie tylko piękne.

Powinno być wygodne.

12. Transport i parking

Jeżeli wesele odbywa się poza miastem, nie zostawiajcie transportu przypadkowi.

Sprawdźcie:

gdzie zaparkują goście,
czy parking jest utwardzony,
czy autobus może dojechać pod miejsce wesela,
czy droga jest przejezdna dla większych pojazdów,
jak goście wrócą do hoteli.

Warto rozważyć:

autobus lub busy kursujące między hotelem a miejscem wesela.

Ile kosztuje wesele w plenerze?

I tu dochodzimy do jednego z największych mitów:

„Zrobimy wesele w ogrodzie, więc będzie taniej niż na sali”.

Może być.

Ale zdecydowanie nie musi.

Jeżeli korzystacie z ogrodu należącego do restauracji lub hotelu, koszty mogą być podobne do klasycznego wesela.

Jeżeli natomiast tworzycie miejsce weselne od zera, lista wydatków szybko rośnie.

Koszt wesela plenerowego – co trzeba uwzględnić?

Budżet może obejmować:

Element	Co może wchodzić w koszt?
Miejsce	wynajem terenu
Namiot	konstrukcja, montaż i demontaż
Podłoga	powierzchnia pod stołami i parkiet
Meble	stoły, krzesła, stoliki
Catering	jedzenie, obsługa, zaplecze
Naczynia	zastawa, szkło, sztućce
Toalety	kontenery sanitarne
Prąd	instalacja, agregat
Oświetlenie	techniczne i dekoracyjne
Nagłośnienie	ceremonia i wesele
Ogrzewanie	nagrzewnice
Chłodzenie	wentylatory/klimatyzacja
Transport	dostawy i przewóz gości
Dekoracje	kwiaty, tekstylia, światło
Sprzątanie	przed i po weselu
Ochrona	jeśli wymaga tego charakter wydarzenia

I nagle okazuje się, że „bezpłatny ogród” wymaga stworzenia całej infrastruktury restauracji na jedną noc.

Jak zaplanować budżet?

Zamiast pytać wyłącznie:

„Ile kosztuje namiot?”

pytajcie:

„Ile kosztuje kompletne przygotowanie tego miejsca dla 100 osób?”

To znacznie lepsze pytanie.

Poproście o wyceny obejmujące możliwie pełny zakres.

Dzięki temu unikniecie sytuacji:

Namiot – 12 000 zł. Świetnie!

A później:

podłoga + kilka tysięcy,

oświetlenie + kilka tysięcy,

toalety + kolejne,

agregat + kolejne…

I budżet zaczyna żyć własnym życiem.

Gdzie można oszczędzić?

Plener sam w sobie jest dekoracją.

Jeżeli macie:

piękny ogród,
stare drzewa,
widok na jezioro,
sad,
zabytkową architekturę,

nie musicie przykrywać wszystkiego dekoracjami.

Czasami wystarczą:

światło,
kwiaty na stołach,
świece,
proste tekstylia.

Nie konkurujcie dekoracją z miejscem. Wykorzystajcie je.

Na czym nie warto oszczędzać?

Przede wszystkim na elementach wpływających na:

bezpieczeństwo i komfort.

Nie oszczędzałabym na:

stabilnej konstrukcji namiotu,
bezpiecznej instalacji elektrycznej,
odpowiedniej liczbie toalet,
chłodzeniu żywności,
podłodze i parkiecie,
zabezpieczeniu przed pogodą.

Girlanda może być skromniejsza.

Agregat powinien działać.

PLAN B – najważniejszy punkt wesela w plenerze

Dochodzi do momentu, który należy ustalić zanim zobaczycie prognozę pogody.

Nie trzy dni przed ślubem.

Nie rano w dniu wesela.

Na etapie organizacji.

Odpowiedzcie na pytanie:

Co dokładnie robimy, jeżeli pada?

Nie:

„Jakoś damy radę”.

Tylko konkretnie.

Plan B na deszcz

Możliwości są różne:

Opcja A – namiot

Całe wesele odbywa się pod zabezpieczoną konstrukcją.

Opcja B – budynek

W razie złej pogody przyjęcie zostaje przeniesione do sali.

Opcja C – rozwiązanie hybrydowe

Stoły i parkiet znajdują się pod namiotem, a ogród jest dodatkową przestrzenią wykorzystywaną przy dobrej pogodzie.

To rozwiązanie jest często najlepsze.

Plener staje się bonusem, a nie warunkiem powodzenia wesela.

A co z ceremonią plenerową?

Tutaj również potrzebujecie konkretnego planu.

Ustalcie:

alternatywne miejsce,
czas potrzebny na przeniesienie dekoracji,
osobę podejmującą decyzję,
godzinę graniczną.

Przykład:

„Jeżeli o 12:00 warunki pogodowe nie pozwalają bezpiecznie przygotować ogrodu, ceremonia o 15:00 odbędzie się w oranżerii”.

I koniec.

Bez sprawdzania piętnastu aplikacji pogodowych.

Plan B na wiatr

Deszcz nie jest jedynym przeciwnikiem pleneru.

Silny wiatr może być nawet bardziej problematyczny.

Zagrożone są:

lekkie dekoracje,
świece,
tablice powitalne,
konstrukcje kwiatowe,
obrusy,
parasole,
namioty niewłaściwie zabezpieczone.

Dlatego wszystkie konstrukcje powinny być profesjonalnie zamocowane.

Jeżeli warunki pogodowe stają się niebezpieczne, estetyka przestaje mieć znaczenie.

Plan B na zimno

Nawet letni dzień może zakończyć się chłodnym wieczorem.

Warto przygotować:

ogrzewanie namiotu,
nagrzewnice odpowiednie do danej konstrukcji,
koce dla gości,
zamykane ściany namiotu,
możliwość przeniesienia części imprezy do wnętrza.

Nie zakładajcie:

„Przecież to lipiec”.

Polska pogoda nie podpisała waszej umowy weselnej.

Plan B na upał

Przy 32°C problemem nie będzie brak koców.

Potrzebne mogą być:

cień,
wentylacja,
wentylatory,
klimatyzacja odpowiednia do namiotu,
duża ilość wody,
chłodzone napoje,
miejsca odpoczynku.

Szczególną uwagę zwróćcie na dzieci, seniorów oraz sposób przechowywania żywności.

Kiedy podjąć decyzję o uruchomieniu planu B?

Najgorszy scenariusz wygląda tak:

godzina 13:30,

ceremonia o 15:00,

jedna osoba mówi:

„Przenosimy!”

Druga:

„Czekajmy!”

Trzecia:

„U mnie w aplikacji nie pada!”

Tymczasem obsługa nie wie, gdzie ustawiać krzesła.

Dlatego jeszcze wcześniej ustalcie:

kto podejmuje ostateczną decyzję.

Może to być:

wedding planner,
manager obiektu,
para młoda wspólnie z koordynatorem.

Decyzja powinna opierać się nie tylko na prawdopodobieństwie opadów, ale także na bezpieczeństwie, stanie terenu i czasie potrzebnym na zmianę aranżacji.

Checklista – wesele w plenerze

Przed podpisaniem umowy sprawdźcie:

Miejsce

[ ] dojazd
[ ] parking
[ ] dostęp do wody
[ ] dostęp do prądu
[ ] toalety
[ ] ograniczenia dotyczące hałasu
[ ] wymagane zgody
[ ] możliwość ustawienia namiotu

Namiot

[ ] odpowiednia powierzchnia
[ ] stabilna konstrukcja
[ ] podłoga
[ ] parkiet
[ ] ściany boczne
[ ] oświetlenie
[ ] ogrzewanie
[ ] wentylacja/chłodzenie

Catering

[ ] zaplecze kuchenne
[ ] dostęp do wody
[ ] chłodzenie
[ ] przechowywanie tortu
[ ] serwis kelnerski
[ ] naczynia
[ ] odpady

Technika

[ ] odpowiednia moc instalacji
[ ] agregat awaryjny
[ ] nagłośnienie
[ ] oświetlenie terenu
[ ] zabezpieczenie przewodów

Goście

[ ] toalety
[ ] transport
[ ] miejsca dla seniorów
[ ] ochrona przed słońcem
[ ] ochrona przed chłodem
[ ] środki na owady

Plan B

[ ] wiemy, co robimy podczas deszczu
[ ] mamy rozwiązanie na wiatr
[ ] mamy rozwiązanie na upał
[ ] mamy rozwiązanie na chłód
[ ] wiemy, kto podejmuje decyzję
[ ] ustaliliśmy godzinę graniczną
[ ] usługodawcy znają plan awaryjny

Czy wesele plenerowe jest dla każdego?

Nie.

Jeżeli marzycie o weselu, podczas którego chcecie mieć maksymalną przewidywalność i minimum logistyki, klasyczna sala może być lepszym wyborem.

Jeżeli natomiast jesteście gotowi zaakceptować, że:

pogoda może zmienić część planów,
organizacja będzie bardziej rozbudowana,
infrastruktura może podnieść budżet,
plan B jest równie ważny jak plan A,

wesele plenerowe daje ogromne możliwości.

Najlepsze wesele plenerowe to takie, które nie zależy od pogody

Brzmi paradoksalnie?

Właśnie na tym polega dobrze przygotowany plener.

Nie organizujecie wesela z nadzieją:

„Oby tylko nie padało”.

Organizujecie je tak, żeby móc powiedzieć:

„Jeśli będzie słońce – fantastycznie. Jeśli będzie padało – też jesteśmy przygotowani”.

Wtedy prognoza przestaje decydować o tym, czy wasze wesele będzie udane.

Bo goście mają gdzie usiąść.

Jedzenie jest zabezpieczone.

Parkiet jest suchy.

Muzyka gra.

Lampki świecą.

A wy nie spędzacie tygodnia przed ślubem, odświeżając prognozę pogody co pięć minut.

I właśnie wtedy wesele w plenerze może być tym, czym miało być od początku:

pięknym przyjęciem pod gołym niebem – a nie wielkim zakładem z pogodą.