Wyobraźcie sobie.

Sobota, godzina 10:00.

Za pięć godzin ceremonia w ogrodzie. Krzesła ustawione. Łuk udekorowany kwiatami. Fotograf już jedzie.

I wtedy zaczyna padać.

Nie romantyczna mżawka.

Ściana deszczu.

Albo inny scenariusz.

Dzień przed weselem telefonuje DJ:

„Bardzo mi przykro. Mam wysoką gorączkę i nie dam rady jutro przyjechać”.

Albo tort utknął w transporcie. Autokar dla gości nie przyjechał. Fotograf pomylił godzinę. Dekorator ma awarię samochodu. W sali wysiada klimatyzacja.

Pierwsza reakcja?

„Katastrofa!”

Druga powinna brzmieć:

„Dobrze. Jaki mamy plan B?”

Jako wedding plannerka powiem jedno: udane wesele nie jest weselem, podczas którego nic nie poszło niezgodnie z planem.

Udane wesele to takie, podczas którego para młoda często nawet nie dowiaduje się, ile problemów udało się rozwiązać w tle.

Dlatego plan awaryjny warto przygotować jeszcze wtedy, gdy wszystko działa perfekcyjnie.

Czy naprawdę potrzebujecie planu B na wesele?

Tak.

Ale nie chodzi o stworzenie 60-stronicowego dokumentu obejmującego każdą możliwą katastrofę.

Wystarczy odpowiedzieć na kilka pytań:

Co może realnie pójść nie tak?

Które problemy mogą poważnie wpłynąć na wesele?

Co zrobimy, jeśli rzeczywiście się wydarzą?

Kto będzie podejmował decyzje?

To ostatnie pytanie jest szczególnie ważne.

Bo najgorszy plan awaryjny brzmi:

„Jak coś się stanie, będziemy się zastanawiać”.

A jeszcze gorszy:

„Jak coś się stanie, wszyscy zadzwonią do panny młodej”.

Nie.

W dniu ślubu panna młoda nie powinna być centrum zarządzania kryzysowego.

Zacznijmy od najczęstszego weselnego strachu: DESZCZ

Sprawdzanie prognozy pogody zaczyna się zwykle niewinnie.

Dwa tygodnie przed weselem:

„O, pokazują słońce!”

Dziesięć dni wcześniej:

„Teraz pokazują jedną chmurkę”.

Siedem dni:

„40% deszczu?!”

Trzy dni:

odświeżanie pięciu aplikacji pogodowych co 17 minut.

Tymczasem pogody nie da się negocjować.

Można natomiast przygotować wesele na jej zmianę.

1. Ceremonia plenerowa + deszcz – co robimy?

Jeżeli planujecie ślub w plenerze, jeszcze podczas wyboru miejsca zapytajcie:

Gdzie odbędzie się ceremonia, jeśli będzie padać?

Nie wystarczy odpowiedź:

„Spokojnie, coś wymyślimy”.

Chcecie zobaczyć konkretne miejsce.

Czy jest wystarczająco duże?

Czy zmieszczą się wszyscy goście?

Czy będzie wyglądało dobrze?

Czy trzeba przestawiać stoły?

Jak długo trwa przygotowanie?

I najważniejsze:

Kiedy zapada decyzja o przeniesieniu ceremonii?

Na przykład:

„Jeżeli o godzinie 11:00 prognoza i warunki wskazują na deszcz, ceremonia zostaje przeniesiona do oranżerii”.

Jedna osoba podejmuje decyzję.

Nie robimy rodzinnego referendum.

2. A może namiot?

Namiot może być świetnym rozwiązaniem, ale pod jednym warunkiem:

nie zamawiacie go dwie godziny przed ceremonią.

Jeżeli wesele odbywa się w miejscu bez alternatywnej przestrzeni wewnętrznej, możliwość ustawienia namiotu warto ustalić dużo wcześniej.

Sprawdźcie:

koszt,
dostępność,
podłogę,
oświetlenie,
ogrzewanie,
zabezpieczenie przed wiatrem,
czas montażu.

Bo namiot chroniący tylko od góry może niewiele pomóc podczas deszczu połączonego z silnym wiatrem.

3. Deszcz podczas zdjęć ślubnych

Tutaj dobra wiadomość.

Deszcz nie oznacza braku zdjęć.

Dobry fotograf powinien mieć pomysł na alternatywę.

Może wykorzystać:

wnętrza hotelu,
salę,
oranżerię,
zadaszony taras,
elegancką klatkę schodową,
parasole,
kilka minut przerwy między opadami.

A czasem deszczowe zdjęcia wychodzą fantastycznie.

Dlatego zamiast pytać fotografa:

„A co jeśli będzie padać?!”

zapytajcie:

„Jaki masz plan na zdjęcia, jeśli będzie padać?”

To zupełnie inne pytanie.

Nie tylko deszcz. Co jeśli będzie 35°C?

Plan B dotyczy również upału.

Wesele w ogrodzie w pełnym słońcu może wyglądać przepięknie na zdjęciu inspiracyjnym.

Trochę mniej romantycznie wygląda 80 gości siedzących przez godzinę w temperaturze 34°C.

Przygotujcie:

wodę przed ceremonią,
cień,
wachlarze,
parasole przeciwsłoneczne,
możliwość przeniesienia osób starszych,
klimatyzowane pomieszczenie,
chłodne napoje.

Sprawdźcie również, jak sala radzi sobie z wysoką temperaturą przy pełnej liczbie gości.

Co jeśli DJ zachoruje?

To jeden z najbardziej stresujących scenariuszy.

I właśnie dlatego warto zadać to pytanie przed podpisaniem umowy:

„Co się dzieje, jeśli w dniu naszego wesela zachorujesz?”

Profesjonalny DJ powinien potrafić odpowiedzieć.

Może mieć:

współpracującego DJ-a,
sieć sprawdzonych zastępców,
procedurę awaryjną,
możliwość przekazania zastępcy przygotowanej playlisty i scenariusza.

Jeżeli odpowiedź brzmi:

„Nigdy nie choruję”.

to nie jest plan B.

4. Przygotujcie „pakiet DJ-a”

Na kilka dni przed weselem warto mieć w jednym miejscu:

harmonogram wesela,
utwór na pierwszy taniec,
listę „must play”,
listę „do not play”,
utwory do podziękowań,
informacje o oczepinach,
zaplanowane zabawy,
ważne dedykacje,
sposób zapowiadania najważniejszych momentów.

Jeżeli nagle pojawi się zastępca, nie zaczyna od zera.

Dostaje gotowy brief wesela.

A jeśli zachoruje fotograf?

Podobna zasada.

Zapytajcie jeszcze przed podpisaniem umowy:

Czy fotograf ma zastępstwo na wypadek choroby lub sytuacji losowej?

Profesjonaliści często mają sieć innych fotografów, z którymi współpracują.

Ważne jest jednak, aby w umowie sprawdzić, co dokładnie dzieje się w przypadku niemożności wykonania usługi.

Co jeśli zawiedzie zespół weselny?

W przypadku kilkuosobowego zespołu sytuacja może być bardziej skomplikowana.

Dlatego warto ustalić:

czy zespół ma muzyków zastępczych,
jaka jest minimalna liczba osób potrzebna do występu,
co dzieje się w przypadku niemożności zagrania,
czy dysponują awaryjnym sprzętem.

I ponownie:

sprawdźcie zapisy umowy.

Co jeśli zepsuje się sprzęt muzyczny?

Laptop. Mikrofon. Konsola. Głośnik. Oświetlenie.

Elektronika nie wie, że właśnie trwa najważniejszy dzień waszego życia.

Może się zepsuć.

Profesjonalnego DJ-a warto zapytać:

„Jaki masz backup sprzętu?”

Minimum bezpieczeństwa to możliwość kontynuowania muzyki w przypadku awarii podstawowego urządzenia.

Co jeśli tort nie przyjedzie?

Po pierwsze – tydzień przed weselem potwierdźcie z cukiernią:

datę,
godzinę,
adres,
wielkość tortu,
smak,
dekorację,
transport,
osobę odbierającą.

Jeżeli cukiernia nie zapewnia transportu, nie delegujcie przewożenia piętrowego tortu przypadkowemu kuzynowi.

W razie problemu sala lub wedding planner mogą skontaktować się z lokalną cukiernią i zorganizować awaryjny deser.

Czy będzie to dokładnie tort z waszej inspiracji? Prawdopodobnie nie.

Czy wesele będzie z tego powodu nieudane? Też nie.

Co jeśli florystka albo dekorator nie przyjadą?

Na kilka dni przed weselem potwierdźcie:

godzinę wejścia na salę, zakres dekoracji i kontakt do osoby odpowiedzialnej.

Jeżeli w ostatniej chwili zabraknie części dekoracji, priorytetem powinny być:

miejsce ceremonii,
stół pary młodej,
stoły gości,
wejście.

Nie próbujcie w sytuacji kryzysowej ratować każdego detalu.

Co jeśli samochód do ślubu się zepsuje?

Jeżeli wynajmujecie samochód, zapytajcie firmę:

„Co zapewniacie w przypadku awarii auta?”

Niezależnie od odpowiedzi miejcie alternatywę:

Czyim samochodem możemy pojechać, jeśli będzie trzeba?

Samochód do ślubu jest dodatkiem.

Dotarcie na ślub jest obowiązkowe.

Co jeśli autobus dla gości nie przyjedzie?

dzień wcześniej potwierdźcie kurs,
podajcie kierowcy dokładne adresy,
przekażcie numer telefonu do osoby koordynującej,
ustalcie godzinę podstawienia.

Warto również wcześniej mieć numery do alternatywnej firmy przewozowej lub lokalnych taksówek.

Co jeśli ktoś z najbliższych zachoruje?

Jeżeli ważna osoba nagle nie może przyjechać, nie zawsze istnieje rozwiązanie, które „naprawi” sytuację.

Jeżeli stan zdrowia i okoliczności na to pozwalają, można rozważyć:

krótką rozmowę wideo,
nagraną wcześniej wiadomość,
transmisję fragmentu ceremonii,
telefon po ślubie.

Możecie jednocześnie cieszyć się własnym ślubem i być smutni, że kogoś ważnego przy was nie ma.

Co jeśli zachoruje świadek lub świadkowa?

Jeżeli świadek jest potrzebny do określonych formalności związanych z ceremonią, sposób rozwiązania sytuacji zależy od rodzaju ślubu i wymagań miejsca.

Dlatego jak najszybciej skontaktujcie się z USC, parafią lub osobą prowadzącą ceremonię.

Organizacyjne obowiązki świadków można natomiast przekazać innej zaufanej osobie.

Co jeśli para młoda zachoruje?

Przed weselem sprawdźcie w umowach:

zasady zmiany terminu,
warunki rezygnacji,
wysokość zadatków,
sytuacje losowe,
możliwość przeniesienia usług na inny termin.

W przypadku poważnej choroby zdrowie jest ważniejsze niż harmonogram wesela.

Awaria prądu na weselu – czy sala ma agregat?

Zapytajcie:

„Co robicie podczas awarii prądu?”

Sprawdźcie, czy obiekt ma:

agregat,
awaryjne oświetlenie,
procedurę działania,
zabezpieczenie chłodni i kuchni.

Co jeśli zabraknie jedzenia?

Warto wcześniej ustalić:

liczbę porcji,
posiłki dla usługodawców,
liczbę dzieci,
późne posiłki,
sposób uzupełniania bufetu.

Nie potwierdzajcie 100 gości, jeżeli wiecie, że realnie będzie ich 115.

Co jeśli goście odwołują przyjazd dzień przed weselem?

Skontaktujcie się z salą.

Sprawdźcie, czy można jeszcze skorygować liczbę osób lub wykorzystać opłacone świadczenia w inny sposób.

A potem zaakceptujcie sytuację.

Puste krzesło nie zepsuje wesela.

Weselna „teczka kryzysowa” – przygotujcie ją wcześniej

Stwórzcie jeden dokument dostępny dla świadków lub koordynatora.

Powinien zawierać:

KONTAKTY

sala,
fotograf,
kamerzysta,
DJ/zespół,
florystka,
cukiernia,
transport,
noclegi,
świadkowie,
rodzice.

HARMONOGRAM

Najważniejsze godziny dnia.

PŁATNOŚCI

Co zostało zapłacone i komu trzeba jeszcze zapłacić.

PLAN B

Deszcz → ceremonia w oranżerii.

Awaria samochodu → jedziemy autem świadka.

Problem z transportem → kontakt do firmy X.

Nieobecność usługodawcy → kontakt zgodnie z umową / zastępstwo.

Nie chodzi o stworzenie podręcznika zarządzania kryzysowego.

Chodzi o to, żeby w trudnej sytuacji nie zaczynać myślenia od zera.

Najważniejsza osoba w planie B: koordynator

W dniu ślubu telefonów kryzysowych nie powinna odbierać panna młoda.

Telefon powinien trafić do wedding plannera, koordynatora albo innej wcześniej wyznaczonej osoby.

Jeżeli nie zatrudniacie wedding plannera, wybierzcie jedną osobę, która potrafi:

zachować spokój,
podejmować decyzje,
rozmawiać z usługodawcami,
zna wasze ustalenia.

Checklista PLAN B przed weselem

Pogoda

[ ] mamy alternatywę dla ceremonii plenerowej
[ ] wiemy, kto podejmuje decyzję o przeniesieniu ceremonii
[ ] mamy rozwiązanie na deszcz
[ ] mamy rozwiązanie na upał
[ ] mamy rozwiązanie na chłód

Usługodawcy

[ ] znamy procedurę w przypadku choroby DJ-a/zespołu
[ ] wiemy, czy fotograf ma możliwość zastępstwa
[ ] potwierdziliśmy tort
[ ] potwierdziliśmy dekoracje
[ ] potwierdziliśmy transport
[ ] mamy numery telefonów do wszystkich usługodawców

Technika

[ ] DJ/zespół ma backup najważniejszego sprzętu
[ ] wiemy, jak sala działa podczas awarii prądu
[ ] sprawdziliśmy nagłośnienie ceremonii

Logistyka

[ ] istnieje awaryjny samochód dla pary młodej
[ ] mamy kontakt do alternatywnego transportu
[ ] ktoś odpowiada za koperty i prezenty
[ ] ktoś odpowiada za kontakt z usługodawcami

Dokumenty

[ ] mamy kopie najważniejszych umów
[ ] znamy zasady rezygnacji i zmiany terminu
[ ] mamy harmonogram
[ ] mamy listę kontaktów
[ ] koordynator/świadkowie wiedzą, gdzie wszystko znaleźć

Zasada 10 minut – czyli jak reagować, kiedy naprawdę coś się wydarzy

Gdy pojawia się problem, zadajcie cztery pytania:

1. Czy problem zagraża bezpieczeństwu?

Jeśli tak – bezpieczeństwo ma absolutny priorytet.

2. Czy goście w ogóle zauważą problem?

Florystka przywiozła 12 świeczników zamiast 14?

Nie zauważą.

3. Czy mamy gotową alternatywę?

Jeżeli tak – uruchamiamy ją.

4. Czy problem musi rozwiązywać para młoda?

W większości przypadków:

nie.

Największy błąd? Próba uratowania „idealnego wesela”

W sytuacji kryzysowej łatwo zacząć walczyć o pierwotną wizję za wszelką cenę.

Ceremonia miała być pod drzewem.

Tort miał mieć pięć pięter.

Samochód miał być zabytkowy.

Kwiaty miały być dokładnie takie.

Tymczasem czasem najlepszą decyzją jest powiedzieć:

„Dobrze. Robimy inaczej”.

Ceremonia przenosi się do oranżerii.

Tort będzie inny.

Jedziemy samochodem taty.

Na stołach będzie mniej kwiatów.

I wesele trwa dalej.

Goście nie znają waszego scenariusza

Goście nie wiedzą, jak miało być.

Nie wiedzą, że tort miał pojawić się o 21:30, a pojawił się o 22:00.

Nie wiedzą, że przy wejściu miała stać jeszcze jedna kompozycja kwiatowa.

Nie wiedzą, że fotograf planował zdjęcie grupowe przed obiadem, a zrobił je później.

Nie wiedzą, że pierwszy taniec miał zacząć się 20 minut wcześniej.

Znają tylko wersję wydarzeń, która faktycznie się wydarzyła.

Najlepszy plan B? Zgoda na to, że nie wszystko da się zaplanować

Możecie mieć perfekcyjny harmonogram.

Świetnych usługodawców.

Plan na deszcz.

Zapasowy samochód.

Numery alarmowe.

Dodatkowy pendrive z muzyką.

A życie i tak może wymyślić coś, czego nie przewidzieliście.

Plan B powinien dawać wam przede wszystkim:

poczucie, że jeśli coś się wydarzy, będziecie wiedzieli, co zrobić.

Bo celem waszego wesela nie jest perfekcyjne wykonanie scenariusza.

Celem jest to, żebyście pod koniec nocy mogli spojrzeć na siebie i powiedzieć:

„Ale to było nasze”.

Nawet jeśli padało.

Nawet jeśli tort przyjechał później.

Nawet jeśli DJ musiał znaleźć zastępstwo.

Nawet jeśli kilka rzeczy potoczyło się zupełnie inaczej.

A czasem właśnie te nieplanowane momenty po latach stają się historiami zaczynającymi się od:

„Pamiętasz, co się wydarzyło na naszym weselu…?”

I wszyscy przy stole zaczynają się śmiać.